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Newsletter - Primavera Septiembre 2012 - Tema del Mes: Compromiso del Equipo

Compromiso en el Equipo
 

10 CONSEJOS PARA LA GESTIÓN DE LOS EQUIPOS VIRTUALES

Los equipos virtuales
estos son equipos reales y ellos son parte de la clásica definición de equipos en términos de que trabajan juntos para logar objetivos en común. Sin embargo, ellos son llamados "equipos virtuales", principalmente porque ellos no se comunican e interactúan cara a cara, que es la manera tradicional.

Aquí detallamos, algunas técnicas especiales que pueden ser usadas para gestionar estos equipos virtuales.

Establecer objetivos de equipo: Los miembros del equipo necesitan saber y comprender que es lo que están haciendo juntos. Si ellos comprenden sus roles y sus propias tareas, ellos siempre serán activos colaboradores con otros miembros del equipo.

Recordar a todos que son un equipo: Si los miembros de trabajo piensan que todos están trabajando de manera individual, ellos actuarán de manera independiente. Si ellos saben que forman parte de un equipo trabajando por objetivos comunes y tangibles, ellos se sentirán mejor acerca de su trabajo y serán mas activos en cooperación con el resto de los miembros del equipo. 

 Establecer reglas de juego: Aunque los miembros del equipo pueden ser remotos, a ellos también se les necesitan mostrar un conjunto de comportamientos comunes y aceptables. De hecho, esto es más importante para los equipos virtuales. Las reglas de juego incluyen, fijar las horas durante las cuales se espera que el equipo esté trabajando, establecer horarios de almuerzo, determinar que reuniones son mandatarias (en persona, conferencias o vía telefónica) y definir expectativas de tiempo para la comunicación de respuestas.

Contar con la tecnología apropiada: Supongo que siempre han habido equipos virtuales. Sin embargo, esta tendencia ha acelerado en los últimos años. La tecnología está para respaldar a los equipos virtuales-no hay razón para hacerlo sin ella. Esto incluye, rápido acceso a Internet, conferencias, software y compartir datos.

 Buscar la oportunidad de socializar: Los miembros que se encuentran en el mismo lugar físico tienen la oportunidad de socializar durante el día. Los equipos virtuales muchas veces no tienen la oportunidad de interactuar entre ellos, por lo tanto es más importante para el director del proyecto buscar las maneras de que ellos se puedan enlazar. Esto puede incluir juntarlos una vez personalmente para un lanzamiento.

Ser sensitivo a la diferencias culturales: Es posible que sus equipos virtuales todos piensen y actúen de la misma manera. Sin embargo, más y más los equipos virtuales están formados por personas de múltiples países y culturas. Si usted es un director de proyecto de este tipo de equipos, asegúrese de tener alguna valoración por las diferencias en cómo las personas trabajan y se comportan.

Comunicar, comunicar, comunicar: Usted necesita ser extra proactivo en su comunicación para asegurarse que todos comprendan lo que se espera de ellos. Las personas pueden comenzar a sentirse aisladas si ellos no reciben comunicación regularmente. Es difícil mantener a todos lo suficientemente informados en un proyecto "regular". Las líneas de comunicación en un equipo virtual tienen que estar especialmente abiertas. Como gerente de proyecto puede proveer esta corriente de comunicación.

Ajustar y comprometer las diferencias horarias: Recuerde que lo que es conveniente para usted puede no ser conveniente para el resto de los miembros del equipo. He sido parte de un equipo en una compañía global donde el director insistía que las reuniones del equipo debían comenzar a las 9 am. Esto era conveniente para él, pero esto le resultaba difícil para las personas ubicadas en otros lugares que debían quedarse hasta tarde para estas reuniones.

Ser diligente con carga de trabajo de gestión: Sea preciso y explicito en la asignación del trabajo a los miembros de los equipos virtuales. Debe asegurarse que el trabajo sea completado ha tiempo.

Asignar a las personas tareas más cortas: No es el momento para asignar tareas largas y esperar que ellos la terminen a tiempo. En vez de asignar una actividad de seis semanas, por ejemplo, asigne una actividad de tres a dos semanas. En el primer caso, usted no sabrá por cierto si el trabajo fué realizado en seis semanas. En el último caso, usted podrá decir cada dos semanas si el trabajo fue realizado en tiempo y forma.


 

ESTABLECIENDO UN EQUIPO EFECTIVO

Los equipos efectivos se desarrollan estableciendo una visión común, creando vías de comunicación, colaboración, planificación e identificando los obstáculos establecer responsabilidades.

Rara vez, los grandes resultados de los negocios son el trabajo de una sola persona. Los problemas que usted enfrenta en su organización, la mayoría de las veces son demasiados complejos de ser resueltos por una persona o disciplina. Cuando se llega a esto, el objetivo para cualquier equipo es resolver los problemas y terminar  el asunto, no importa si estás es un equipo por  proyectos o en un equipo vertical o funcional.

Podrá crear un nuevo equipo o establecer un equipo más efectivo con personas que ya forman parte de un equipo. Sin darse cuenta, será responsable de la solución final. Les mostramos algunas etapas que necesitan atravesar para tener un equipo alto desempeño:

Etapa #1: Formación - El primer desafío del equipo durante la etapa de formación es crear un equipo con una estructura clara,  metas, dirección y roles para que esos miembros comiencen a desarrollar confianza. Durante este escenario, la mayoría de la energía está enfocada en definir el equipo y sus responsabilidades. Los miembros del equipo tienden a ser optimistas y se interesan en este escenario.

Se dice que con una hora de planificación ahorrará tres horas de ejecución. Los mismos principios aplican para el ciclo del equipo. Esto es, cuanto más completos y organizados estemos en el escenario de la formación, el equipo logrará una exitosa transición a través de las etapas estabilidad, actualización y maduración antes de que termine el mismo.

Etapa #2: Estabilidad - En esta etapa, los miembros aprenderán acerca de cada uno y de las tareas que a cada uno se le asignó. Ellos deberán establecerse de alguna manera en los roles del equipo. Los patrones de interacción y comunicación comienzan a emerger cuando los miembros del quipo experimentan el proceso de trabajar juntos. Esta etapa es crítica para los resultados exitosos del equipo. Algunos equipos nunca experimentan la estabilidad.

Etapa #3: Integración - Los miembros del equipo sienten un incremento de aceptación de los otros miembros reconociendo que la variedad de opiniones y experiencias, hacen que el equipo sea más fuerte y rico productivamente. Los miembros comienzan a sentirse parte y a sentirse satisfechos de la conexión del equipo. En esta etapa el equipo tiene que concentrase en sus desafíos, haciendo que los desafíos grandes se conviertan en pequeños. El equipo puede necesitar desarrollar relaciones con tareas para hacer una transmisión serena a la siguiente etapa, además de habilidades para el manejo de los conflictos.

Etapa #4: Actualización - Durante el desarrollo del equipo en la etapa de actualización, la experiencia de los miembros del equipo incrementa la sensación de comodidad al expresar sus ideas y sentimientos. Han desarrollado la aceptación unos de otros. Durante esta etapa, los miembros del equipo comienzan a realizar un esfuerzo consciente para dejar de lado las diferencias y alcanzar la armonía del grupo. La comunicación está enfatizada y se torna más eficiente. Los miembros del equipo se sienten más abiertos para compartir sus ideas o pedir ayuda a sus compañeros.

Etapa #5: Maduración - En la etapa de maduración, los miembros se sienten satisfechos de su progreso. Comparten sus puntos de vistas y son conscientes de sus fortalezas y debilidades. Los miembros se sienten cómodos con sus compañeros, con el proceso y tienen confianza en sus capacidades individuales y las de sus compañeros de equipo. Todos tienen mayor aceptación y valoran las diferencias. El compromiso y la competencia de los miembros del equipo son altos. Los miembros continúan profundizando sus conocimientos y habilidades, incluyendo el desarrollo del equipo en el trabajo continuo.

Etapa #6: Finalización - Algunos equipos, como equipos de proyectos o equipos multifuncionales, comienzan y terminan cuando el trabajo está completo o cuando la organización necesita cambios. Es importante que algunos equipos presten atención al proceso de finalización del equipo. Es altamente probable que en algún momento dado las personas del equipo experimentaran diferentes emociones acerca de la terminación del equipo

 

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