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Newsletter - Invierno Julio 2012 - Tema del Mes: Presentaciones Efectivas

Presentaciones Efectivas
 

Presentar para Informar 

Una de las presentaciones más comunes en el mundo de los negocios es, presentar para informar. Cada semana, incluso todos los días, escuchamos a oradores que nos dan información, van desde reportes hasta guías de procedimientos y políticas de cambios. Para muchos de nosotros, la mayoría de las presentaciones que realizamos caen dentro de esta categoría, de una manera u otra.

Algunas personas son muy competentes al dar sus presentaciones con claridad.  Terminan la presentación con un mensaje claro, el resultado final deseado, y los puntos importantes que necesitan que se recuerden bien entendidos. Por otro lado, muchas presentaciones para informar son desorganizadas y difíciles de seguir. Solo nos quedamos con una idea vaga de la misma.

Las  presentaciones exitosas deben tener un mensaje claro, un auditorio comprometido y todos los puntos relevantes deben ser cubiertos. 

La estructura al presentar para informar debe seguir los siguientes pasos:

Apertura:  Presentación del Tema
La presentación del tema debe ser clara y concisa. Esto no deja preguntas en  la mente de los oyentes como el titulo de la presentación. Esto pasa cuando la presentación forma parte de una serie de presentaciones, como por ejemplo una reunión de staff o un training que se realiza a lo largo de un día.

Punto Clave del Mensaje: Resultados Finales Deseados
Esta declaración debe dar a la audiencia una clara imagen del punto más importante del mensaje de la presentación. Es simple, directo y comunica a la audiencia donde se quiere llegar con esta información.  Esto debe contestar a la siguiente pregunta de la audiencia: "¿Por qué debería escuchar esta presentación?"

Puntos Importantes y Resultados: Estos puntos deben ser dichos en un lenguaje claro y directo.
Expresan claramente los resultados de tomar las acciones recomendadas. En general, se debe ser breve cuando se dice los puntos importantes y los resultados.

Cierre: Reafirmar el Mensaje Clave y los Resultados Finales Deseados
Para enfatizar el mensaje clave de la presentación para informar, resumir  comenzando por reafirmar el mensaje clave o el resultado final deseado de la presentación. Esto deja a sus oyentes con un mensaje que recordarán luego de la presentación.


5 Consejos para Llevar a cabo una Presentación Efectiva Online 

1. Agenda: Preparar el resumen en una diapositiva de PowerPoint de antemano para mostrarlo durante su reunión. Esto creará una referencia visual para usted y su audiencia. Es una buena idea utilizar las herramientas de anotación para resaltar y marcar los elementos a medida que avanza.
 
2. Invitaciones: Usar la tecnología para el envio de las invitaciones para las reuniones virtuales. Las Invitaciones deben proporcionar el enlace de audio y la información necesaria para asistir a la reunión. Además,  las invitaciones permiten a los participantes agregar la reunión a sus agendas, asegurando que asistirán a tiempo.
 
3. Oradores: Crear un calendario para los oradores y gestionar la transición de un orador a otro verbalmente, al igual que un programa de radio. Asignar a alguien para realizar un seguimiento del tiempo y  para anunciar los intervalos de tiempo a través de la herramienta de chat, herramienta de temporizador, o verbalmente, siempre en función de lo que este disponible.
 
4. Comunicación: Utilizar el audio y el chat para fomentar el diálogo y permitir a los asistentes disponer de comodidad de entrada. Asegúrese de que cada participante se conecta el audio y  puede escuchar y ser escuchado.
 
5. Tecnología: Utilizar las funciones de la sala de reunión virtual para mejorar la experiencia del encuentro. Por ejemplo:
 
a. Si usted está trabajando con archivos, compartir la aplicación y visualizar el documento todos juntos en tiempo real.
 
b. Si usted está haciendo referencia a sitios web, utilice la función de compartir para ver el sitio web en tiempo real.
 
c. Si hay torbellino de ideas sobre lo hablado, usar el chat para gestionar eficazmente el proceso de una manera rápida y organizada.
 
d. Si está explicando un proceso, utilizar una pizarra y las herramientas de dibujo para demostrar las ideas y guárdela para su consulta
al finalizar  la reunión.


 

Cómo Deshacerse del Estrés de Hablar en Público

A muchas personas les aterroriza hablar frente a un grupo de oyentes. Muchos pueden lograrlo, aunque igual sienten  ciertos miedos y estrés al hacerlo. Hablar frente a un número de personas no tiene que ser estresante ni conllevar nervios, por el contrario, la experiencia puede ayudarlo a sobresalir y a llamar la atención. Aquí se detallan algunos consejos para ayudar a combatir la ansiedad y llevar a cabo una presentación efectiva.
 

Prepare, Prepare, Prepare: Si usted es un entendido en su materia, definitivamente tendrá una ventaja durante su presentación. No memorice el material, simplemente necesita familiarizarse con el.

De una Apertura con Confianza: Su apertura le da a la audiencia  una primera impresión acerca de su presentación. Asegúrese no dejar nada librado al azar. Su apertura da la pauta del tono que tendrá su presentación.

Céntrese en Pocos Puntos Clave: Conozca los puntos principales que desea hacer saber. Esto le ayudará a facilitar su preocupación  y a incrementar su confianza. También debería utilizar visuales electrónicas, tarjetas de nota, o técnicas de memoria para hacer foco en los que considere sus conceptos claves.

Apoye sus Ideas con Evidencia: Siempre es importante proporcionar evidencia para apoyar sus puntos principales. Mostrar evidencia le ayudará a su auditorio a comprender sus puntos y les dará la posibilidad de explicar sus ideas más a fondo.

Cierre con un Llamado a la Acción: Esta será la última impresión que se llevará su audiencia de usted y de su presentación. Es importante asegurarse que el cierre refleje el propósito de la presentación. Su cierre debería sintetizar el contenido y brindarle  a la audiencia una clara dirección.
 

 

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