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Newsletter - Otoño Abril 2012 - Tema del Mes: Procesos de Mejora

Mejora de Procesos
 
Proceso de Planificación = Dirección y Perfección

Como ejecutivo, los tiempos de turbulencia pueden ser inquietantes. Los empleados quieren ser optimistas y tener una actitud positiva para con el futuro, pero las noticias acerca de la economía, las conversaciones con algunos clientes y los rumores que circulan dentro de la organización muchas veces puede hacerlos sentir inseguros e incómodos. Entonces ¿De qué manera podríamos balancear estas ideas conflictivas, alentar un ambiente positivo y mantener a los empleados enfocados en un futuro promisorio?

1° Paso: "Debería ser" ¿Qué debe lograrse durante la extensión de este plan? ¿De qué manera va a encajar este plan con las situación general de nuestro "debería ser"? en su mente, cree una  imagen de cuáles serían los resultados que usted desea y cómo se beneficiarían los demás al obtenerlos.

2° Paso: "Como es" Determine la realidad de la situación actual. ¿Dónde se encuentra Ud. Hoy? Los líderes hacen una estimación completa de la situación, tanto interna como externa, para obtener un claro entendimiento de los factores que pueden ayudar u obstaculizar sus esfuerzos y, de esta manera, poder fijar metas realistas.

3° Paso: "Objetivos" Defina y fija metas. Los líderes saben que si no se tienen metas realistas, la organización se va a la deriva. Las metas realistas conforman una base para la mayoría de las decisiones ejecutivas importantes. Lo lideres saben que sin metas, las personas estarán "orientas a tareas" en lugar de estar "orientadas a resultados". Los líderes ponen cuidadosa atención al fijar metas que sean realistas, razonables, desafiantes y alcanzables. Luego, son divididas en "porciones abordables", que pueden ser asignadas a colaboradores que tengan las habilidades y aptitudes necesarias para realizarlas. Esto hace que las metas sean menos temibles y las ubica en un nivel en el cual puedan lograrse más fácilmente. Saben que el lograr metas día a día, debe contribuir a lograr metas a mediano y más largo plazo.

S: Sea especifico

M: Mensurable

A: Alcanzable

R: Relevante

T: Tiempo especifico

4° Paso: Programa de Acción Elabore un programa definido, incluyendo todos los pasos de acción necesarios. Los Líderes comprenden que el fijar metas realistas, es solo un paso del Proceso de Planificación. Muchas veces,  las metas no se alcanzan porque no se realizaron programas y planes de acción efectivos, bien pensados y preparados para lograrlas. Los planes y programas de seguimiento pueden asegurar el logro de los resultados deseados, si los acompañan consiste y continuamente. Los lideres deben enseñarle a sus compañeros de equipo, cómo planificar efectivamente para lograr las metas asignadas.

Al formular programas y planes de acción definidos para lograr las metas predeterminadas, los líderes necesitan involucrar a los miembros de su equipo, para que todos entiendan claramente lo siguiente:

*Los requisitos para lograr las metas fijadas

*Quién hará qué parte de cada trabajo

*Cómo encajan las diferentes partes, todas juntas

*Las condiciones que facilitarán u obstaculizarán el logro de las metas

*El "timing" – en qué momento deben entrar en vigor los planes e ideas

*Cómo todas las acciones están coordinadas apropiadamente

Determine los métodos que deberán emplearse. Los líderes que consistentemente logran un desempeño destacado no dejan nada librado al azar. Buscan, consistentemente, los mejores métodos para convertir los programas y planes de acción en los resultados deseados.

5° Paso: Costo Estime el costo del plan. Ya que todas las actividades productivas deben ser costo-efectivas, todos los planes deben considerar las necesidades de recursos totales: personas, materiales, tiempo, etc.

6° Paso: Tablas de Tiempo Fije tablas de tiempo (Cronogramas). El trabajo a realizar debe programarse de tal forma que cada etapa sea lograda en un tiempo prefijado. Se deben fijar fechas límite, de manera que todos los involucrados estén concientes de ellas y se esfuercen por cumplirlas.

7° Paso: Implementación. Los planes se implementan asegurándose que todos los intervinientes comprendan su parte en la planificación total, se comprometan al logro de los resultados acordados, y actúen de manera unificada y acordada

8° Paso: Seguimiento Concéntrese en lo esencial. Los Managers exitosos logran un récord consistente de buen desempeño, al mantener sistemas de medición de desempeño efectivo que muestren las desviaciones de los resultados esperados y asegurándose que se tomen acciones correctivas, si ocurre desviaciones. No se involucran demasiado en los detalles específicos, mas bien se concentran en aquellos factores que son críticos para obtener el éxito total del proyecto. Se enfocan en los factores que puedan interferir con el logro de los resultados deseados, y permanecen alertas a los indicadores que les advierten de problemas potenciales. De esta manera, se pueden tomar acciones correctivas para poder lograr las metas.


Encontrar los Hechos

Con frecuencia el mayor desafió en determinar como y cuando realizar cambios es una forma efectiva en determinar los hechos.  La búsqueda de esto puede tomar semanas o meses, especialmente por la presión que marca el mercado de hoy. Indistintamente, algunas organizaciones lo realizan en menor tiempo de lo que deberían, pero igualmente obtienen información precisa  y confiable. Algunas personas descartan hechos con opiniones o sentimientos, esto hace que se concentren en los problemas de las personas en vez del problema del proceso. Hay algunos pasos que se podrán realizar para garantizar el éxito de encontrar y determinar  de los hechos.

Obtenga todos los hechos

"Todos" es una palabra muy corta, pero tiene un gran peso. Para obtener todos los hechos, usted necesita observar. Necesita ir al lugar indicado, conocer a las personas indicadas y prestar atención a los procesos indicados. Es diferente hechos de opiniones. Necesitamos reconocer la opinión de las personas, las frustraciones y los sentimientos y preguntar como ellos puede substanciar sus posiciones. Evaluar otras fuentes de información, como por ejemplo reportes, resultados de tests. productividad, etc.

Analizar los hechos

Buscar exactitud. ¿La información de las distintas fuentes parece ser contradictoria? Determine si necesita más información. Es fácil encontrar los errores en algo presente que identificar si falta información. Hacer una mirada más profunda para determinar que es lo que quieren decir los hechos. Tratar de identificar las causas de los problemas. Rever todos los hechos con personas claves de fuera y dentro del sistema. Basándose en el análisis, realizar un enunciado del problema lo cual ayudará a identificar claramente las mejoras que se deben hacer.

Tomar una decisión

Identificar a las personas claves, las cuales serán responsables de informar, además de consultores o sino se comprometerá a realizar cambios. También, esas personas deberán involucrase en la recolección y análisis de los hechos. Realizar un consenso con las dediciones específicas y los pasos a seguir.  Las personas apoyan el mundo que ellos mismos ayudaron a construir, por lo tanto consulte a su equipo en la asignación de las responsabilidades y trate que su equipo esté de acuerdo cuando los pasos estén cumplidos.

Una vez que tomó la dedición, actué! Tomar acción. Todo es muy común para sentirse abrumado, para la próxima sesión o trabajo, rápidamente tenemos que perder enfoque implementando nuevas ideas. No perder el ímpetu. Si las personas han invertido tiempo y energía en esto, recompénselos haciendo esto de forma rápida.


Mejore los Procesos Existentes

Una vez que usted comprenda el proceso, se puede concentrar en las maneras de mejorarlo. Revise cada paso del proceso con los siguientes puntos clave en mente para que sus problemas sean escasos. 

Simplifique: Identifique los pasos más fáciles, rápido o los que tengan menos recursos. Busque los cambios en la tecnología, en el software, y la mejor práctica en la industria. El número de movimientos de las partes pueden decrecer.  La distancia para transportar las personas, las maquinas o la materia prima puede ser reducida, El numero de pasos en el proceso puede continuar. 

Combine: Busque por las oportunidades para combinar 2 o mas operaciones diferentes. Reduzca el número de personas que interactúen en el proceso. Haga que la misma persona, función o departamento produzca más por lo tanto dará más valor agregado al sistema en ese punto. Identifique las redundancias que crean pasos adicionales o más trabajo. 

Valor agregado: Dé valor agregado a los nuevos puntos en el proceso. Determine que es lo que se puede hacer en cada paso para sumar un nuevo valor o valor agregado que fue dado en algún punto de este proceso. Esto quiere decir sumar elementos al proceso, este seguro que el valor agregado vale la pena la inversión. El valor es determinado fundamentalmente por el cliente, por lo tanto asegúrese en mantener sus perspectivas en mente. 

Re organice: Esto puede implicar el movimiento de personas, equipamiento, lugar de trabajo, materia prima, etc. Busque opciones para cambiar la secuencia de la operación y las actividades. ¿Algo puede ser realizado más temprano, más tarde, por una persona diferente, en una ubicación diferente? Cambios pequeños pueden hacer grandes diferencias. 

Clarifique: Algunas veces descubrimos que el proceso es el correcto pero no es realizado de manera consistente. Sea cuidadoso de los cambios solo por el hecho del cambio. Usted puede darse cuenta que las personas no están al tanto del proceso, necesitan training adicional, o necesitan estar convencido de hacer el proceso en la manera prescrita. Que es cuando la comunicación y las herramientas de relación humana sin critica. 

Elimine: Este es el enfoque más efectivo y fácil. Examinar de forma cuidadosa los procesos de larga duración. Siempre nos hace dar cuenta que hay pasos que no son necesarios. A menudo hay poco o ninguna inversión en tiempo o recursos para eliminar pasos. Solo sea cuidadoso en no eliminar elementos que son esenciales para el curso de la operación. Antes de eliminar algo, pregunte a las partes interesadas en la organización porque ese paso esté relacionado.

 

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